Conheça 5 ferramentas que podem auxiliar o aumento da qualidade dos processos de sua empresa.

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Conheça 5 ferramentas que podem auxiliar o aumento da qualidade dos processos de sua empresa.

Todos nós sabemos que o controle da qualidade, apesar de não ser algo simples de se implantar em uma organização, é imprescindível para a melhoria dos resultados internos. Diminuição dos custos, aumento da produtividade e satisfação da equipe e aumento dos lucros são apenas alguns dos poucos exemplos que o controle da qualidade dos processos pode prover para sua empresa.

Pensando nisso, nós da Alcer Consultoria elaboramos esse post com 5 ferramentas que poderão de ajudar, e muito, na hora de identificar problemas, solucioná-los e aumentar a qualidade de seus procedimentos.

  • DMAIC

O DMAIC, pode-se dizer, é um roteiro utilizado para guiar projetos que significa: Definir, Mensurar, Analisar, Melhorar e Controlar. Para que um processo ou produto tenha sua qualidade aumentada, algumas mudanças precisam ser implantadas para que a melhoria seja alcançada, entretanto, nem toda mudança é positiva e acrescenta pontos benéficos a um processo. Por isso, o DMAIC é considerado o melhor roteiro para projetos de melhoria, pois ele delineia 5 etapas pelas quais um projeto deverá atravessar, que, se forem bem estruturadas, as chances de sucesso são bem maiores.

         Etapa 1 – Definir: Primeiramente, para o início de um projeto é imprescindível definir-se o que se deseja com ele, quais os processos, produtos ou serviços são alvo de melhoria e, ainda mais, o que significa melhoria para aquele fator em questão.

         Etapa 2 – Medir: Nesta fase é imprescindível a mensuração do processo atual, pois é a partir dessas medidas que se terá respaldos para compreender se os resultados encontrados do projeto são de fato uma melhoria.

         Etapa 3 – Analisar: A etapa anterior é muito importante para o processo, todavia torna-se necessário, muito além de apenas medir, analisar os dados atuais em busca de obter conhecimentos mais profundos do processo atual. É nesta etapa que se consegue delinear melhores ferramentas e metodologias para a melhoria dos processos.

         Etapa 4 – Melhorar: Nesta fase testa-se as mudanças sugeridas em pequena escala, e, caso os resultados obtidos sejam positivos, implementa-se a mudança no processo, conseguindo alcançar a melhoria desejada.

         Etapa 5 – Controlar: Após a implantação da mudança é preciso controlar o andamento do processo para certificar-se de que o resultado será duradouro. Esta etapa exige um cuidado especial, pois sabe-se que os agentes envolvidos, quando não são auditados, tendem a regredir o processo para as práticas antigas.

  • Ishikawa (Diagrama de Causa e Efeito)

Também conhecido como Espinha de Peixe ou Diagrama 6M, o Ishikawa tem como objetivo principal descobrir a relação entre o efeito e as causas de um determinado problema.

Para confecção do Diagrama de Ishikawa divide-se as causas do problema em seis vertentes distintas, sendo elas:

Meio Ambiente: uma das causas do problema está relacionada com o ambiente interno ou externo da empresa, como muito barulho, poluição, pouco espaço, entre outros.

Material: a causa da ocorrência atrela-se ao material utilizado para realização daquele trabalho.

Mão de obra: a causa do problema está ligada a adversidades com a equipe de trabalho, como falta de especialização do profissional ou acumulo de atividades.

Método: a causa da ocorrência está no método utilizado de trabalho, como processos feitos manualmente e que poderiam ser automatizados.

Máquina (equipamentos): a causa do problema está nos equipamentos utilizados, como softwares pouco efetivos, computadores muito antigos, etc.

Medida: a causa da ocorrência relaciona-se com as métricas utilizadas ou até mesmo com a falta delas, pois a ausência de KPI’s é uma causa muito frequente de problemas.

A partir das causas e efeitos identificados, a equipe poderá delinear pesos e medidas para entender quais os itens são mais graves e merecem um plano de ação para sua resolução.

  • Matriz de GUT

A Matriz de GUT, pode-se dizer, é uma ferramenta para identificar a prioridade de resolução de problemas dentro de uma organização. As adversidades são analisadas por três óticas diferentes, sua gravidade, urgência de resolução e tendência que este piore ou gere outros problemas.

Gravidade: a gravidade é analisada de acordo com a intensidade do problema e esses danos podem ser avaliados quantitativamente ou qualitativamente, haja vista que essa adversidade pode tanto causar prejuízos financeiros ou danificar a imagem de sua empresa frente aos clientes. Para análise da gravidade existe um critério de pontuação que segue a seguinte ordem: 1 – Sem gravidade, 2 – Pouco Grave, 3 – Grave, 4 – Muito grave, 5 – Extremamente Grave.

Urgência: a urgência é definida de acordo com a necessidade de rapidez de resolução daquela ocorrência. Para análise de urgência existe um critério de pontuação que segue a seguinte ordem: 1 – Pode Esperar, 2 – Pouco Urgente, 3 – Urgente, merece atenção no curto prazo, 4 – Muito Urgente, 5 – Necessidade de Ação Imediata.

Tendência: a tendência é analisada de acordo com a probabilidade daquele problema em piorar suas consequências caso uma ação não seja efetuada. Para sua análise, também se define pontuações: 1 – Não irá mudar, 2 – Irá piorar a Longo Prazo, 3 – Irá piorar a Médio Prazo, 4 – Irá piorar em Curto Prazo, 5 – Irá Piorar Rapidamente.

Após a classificação dos problemas de acordo com as três vertentes supracitadas, faça um ranking das principais adversidades multiplicando as 3 notas obtidas (Gravidade x Urgência x Tendência) e, a partir disso, elabore planos de ação para a resolução das atividades com maior pontuação.

  • Kanban

O Kanban é um termo de origem Japonesa que significa “Cartão” ou “Sinalização”. A empresa de automóveis Toyota foi a precursora dessa metodologia, devido a sua necessidade em controlar a eficácia do sistema de produção em série.

Em linhas gerais, o Kanban é um método que se utiliza de post-its para delimitar o andamento dos fluxos de produção. Indica-se o andamento de determinada tarefa, dividindo-as em: “A fazer”, “Em andamento” e “Finalizadas”.

O Kanban eletrônico (e-Kanban) é utilizado em substituição ao método físico, evitando alguns problemas como a perda de cartões e proporcionando mais rapidez na atualização do quadro de tarefas.

O método possui quatro princípios básicos, sendo eles:

         Comece com o que você faz agora;

         Concordar em buscar mudanças evolucionárias;

         Inicialmente, respeite os papéis, responsabilidades e cargos atuais;

         Incentivar atos de liderança em todos os níveis.

Além desses 4 pilares fundamentais, o Kanban pode ser resumido em 6 práticas:

         Visualizar o fluxo de trabalho (workflow)

Ao desenhar o modelo de fluxo de trabalho, o workflow torna-se mais visual e mais fácil de se compreender e identificar gargalos. Essa visibilidade possibilita que toda a equipe de trabalho enxergue seu próprio contexto e o do outro com a intenção de melhorar a comunicação, evitar retrabalhos e desperdícios e aumentar a capacidade de entrega dos membros.

         Limitar a quantidade de trabalho em andamento (WIP)

O WIP ou Work in process significa o trabalho que está em andamento e é muito utilizada quando se fala em Kanban. A intenção com esta prática é diminuir o número de atividades feitas ao mesmo tempo, de forma a não sobrecarregar a sua equipe e diminuir o tempo gasto em cada item.  

         Gerenciar e medir o fluxo

Utilizando o WIP você consegue de uma maneira mais eficaz otimizar o fluxo de trabalho de sua equipe, utilizando-se de métricas e indicadores para identificação de problemas futuros.

         Tornar as políticas do processo explícitas

Uma das maneiras de se utilizar o Kanban para fazer políticas de processo explícitas é redesenhar o quadro para especificar como os fluxos de trabalho devem ocorrer. Outra, é a utilização de limites de WIP para explicitar políticas sobre o quanto de trabalho em progresso podemos assumir. Para tanto, é preciso entender completamente o processo e deixar que todos tenham uma ideia explícita de como o trabalho é feito.

         Implementar loops de feedback

Para conseguir otimizar o lead time e tornar o processo mais eficaz, torna-se necessário entender o que os clientes pensam e o quanto aquele produto satisfaz suas necessidades. Os loops de feedback ajudam na hora de alinhar a produção com as expectativas do cliente e de diminuir os riscos de erros na qualidade.

         Usar modelos para reconhecer oportunidades de melhoria

Uma das consequências da utilização do Kanban é a melhoria continua dos processos, e associado diretamente a ele está o Kaizen, metodologia que possibilita ganhos de produtividade e redução de custos, pois pressupõe que o trabalho coletivo é capaz de melhorar continuamente o desenvolvimento das atividades no ambiente de trabalho. De toda forma, o Kanban sugere modelos que sejam utilizados para implementar mudanças contínuas e evolutivas em seus processos, dentre eles tem-se o TOC, System Thinking e 3ms.

  • Plano de ação 5W2H

Um plano de ação nada mais é do que definir as atividades essenciais que deverão ser realizadas de forma organizada, delimitando o que deverá ser feito, qual o motivo de se realizar aquela ação, quem será o responsável pelo cumprimento daquela atividade, onde ela deverá ser executada, em qual prazo, em quais moldes de execução e quanto custará.

O plano de ação bem elaborado e estruturado evita que tarefas fiquem perdidas no meio do caminho e acabem sem ser realizadas. Ele tem como principal objetivo, fornecer controle ao gerente de projeto e garantir que a equipe esteja alinhada com as necessidades do projeto.

   What - O que deve ser feito: Aqui é descrita a ação em si;

   Why - Por que esta ação deve ser realizada: Nesta etapa delineia-se o objetivo daquela ação;

   Who - Quem deve realizar a ação: Nesta fase ilustra-se os responsáveis por cada ação do plano;

   Where - Onde a ação deve ser executada: Aqui indica-se o local onde a ação deverá ser executada;

   When - Quando a ação deve ser realizada: Nesta etapa expõe-se em que tempo ou condição a ação será realizada;

   How - Como deve ser realizada a ação: Nesta fase delimita-se o modo, meios, método, etc. para a realização daquela ação;

   How much - Quanto será o custo da ação a realizar:  Aqui delimita-se custo, duração, intensidade, profundidade, nível de detalhamento, etc.

 

 

Essas ferramentas, quando implantadas corretamente e utilizadas com a devida frequência, podem ajudar muito o desenvolvimento de sua empresa. Fique atento, logo menos postaremos mais dicas como esta para você! 

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